Error 31: No planificar la licitación
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31. No planificar la licitación
Y llegamos a la madre del cordero, la planificación de la licitación. Gran parte de los errores que estamos comentando se evitan en gran medida si planificamos adecuadamente la licitación. Ello implica tomar la decisión de participar o no en la licitación lo antes posible. Los plazos de presentación de ofertas son muy breves. Trabajar en una licitación puede convertirse en una carga enorme, especialmente si tiene que lidiar con su carga de trabajo normal al mismo tiempo.
Para tener noticia inmediata de la publicación de una licitación que pueda ser de nuestro interés debemos tener correctamente configuradas y dadas de alta las suscripciones que nos puedan convenir.
Ya sabes, lo primero que leer en una licitación que te haga tilín es comprobar que cumplimos los requisitos de solvencia y en su caso, podremos acreditarlos. A partir de ahí hay que leer los pliegos y “destriparlos” preparando listas de comprobación y control de documentos, cumplimiento de requisitos y de obligaciones. Eso nos permitirá tener una visión general de la dimensión de la licitación y saber si tenemos posibilidades de ganar la misma.
Además, esos trabajos preparatorios nos permitirán encontrar de inicio las dudas que conviene elevar de inmediato al órgano de contratación y también nos facilitarán la distribución de tareas y el cronograma para tener la oferta lista con antelación suficiente que nos permita esquivar los imprevistos y evitar gran parte de los errores que hemos comentado.
LA SOLUCIÓN
Planifique la licitación. Para planificar:
- Tenga una idea clara de la dimensión de la contratación
- Lea los pliegos lo antes posible y disecciónelos.
- Identifique cada una de las tareas a realizar y el tiempo que cada una de ellas le requerirá.
- Cree una lista de comprobación de los documentos que deberá presentar, del contenido de cada uno de ellos y sus requisitos formales.
- Organice con su equipo las tareas en el tiempo
- Identificando quién o qué grupo de trabajo las realizará y cuándo.
- Planifique, empezando desde atrás para adelante, las tareas a realizar de tal manera que la oferta esté lista para su presentación con un par de días de antelación a la finalización del plazo de presentación de ofertas.
- Traslade su plan a la organización
- Utilice radiadores de información que permita visualizar la marcha del plan de la licitación (Agile). En nuestro despacho para proyectos de media dimensión utilizamos Trello.com, aunque hay quien prefiere utilizar grandes lienzos de papel en las paredes con notas de colores para visualizar la marcha de los trabajos de elaboración de la oferta.
- Controle diariamente la ejecución del plan
- Manténgase pequeñas reuniones diarias para informarse de la marcha de los trabajos y de cualquier eventualidad para procurar su solución de forma inmediata.
- No espere hasta el último momento para presentar su oferta
