Nombrar Delegado de Protección de Datos | Melián Abogados

¿Debe mi empresa nombrar Delegado de Protección de Datos?

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En nuestro artículo denominado “Delegado de protección de datos. Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo” ya hablamos de esta nueva figura que establece el Reglamento Europeo de Protección de datos (RGPD), en este artículo, que invito a consultar, tratamos las siguientes cuestiones:

La publicación de Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDyGDD) ha aumentado los Responsables y Encargados del Tratamiento que deberán obligatoriamente nombrar Delegado de Protección de Datos, ello nos exige volver a tratar este tema con el fin de ampliar la información.

¿Debo, obligatoriamente, nombrar Delegado de Protección de Datos?

Como ya vimos en nuestro anterior artículo, tanto el Responsable como el Encargado del Tratamiento están obligados, del acuerdo al RGPD, a nombrar un Delegado de Protección de Datos cuando:

  1. El tratamiento lo lleve a cabo una autoridad u organismo público, excepto los tribunales que actúen en ejercicio de su función judicial;
  2. Las actividades principales del responsable o del encargado consistan en operaciones de tratamiento que, en razón de su naturaleza, alcance y/o fines, requieran una observación habitual y sistemática de interesados a gran escala.
  3. Las actividades principales del responsable o del encargado consistan en el tratamiento a gran escala de categorías especiales de datos personales y de datos relativos a condenas e infracciones penales.

Otros supuestos

Fueras de esos casos, el RGPD, aparte de la posibilidad de nombrar voluntariamente un Delegado de Protección de Datos, establece que el Derecho de la unión o de los Estados miembros puedan ampliar a otros supuestos el deber de nombrarlo.

Por esta posibilidad ha optado el legislador español, incorporando a la LOPDyGDD la obligatoriedad de designar un Delegado de Protección de Datos, no sólo por los responsables y encargados a los que ya se lo exige el RGPD, sino también por estas otras entidades:

  1. Los colegios profesionales y sus consejos generales;
  2. Los centros docentes que ofrezcan enseñanzas en cualquiera de los niveles establecidos en la legislación reguladora del derecho a la educación, así como las Universidades públicas y privadas;
  3. Las entidades que exploten redes y presten servicios de comunicaciones electrónicas conforme a lo dispuesto en su legislación específica, cuando traten habitual y sistemáticamente datos personales a gran escala;
  4. Los prestadores de servicios de la sociedad de la información cuando elaboren a gran escala perfiles de los usuarios del servicio;
  5. Las entidades incluidas en el artículo 1 de la Ley 10/2014, de 26 de junio, de ordenación, supervisión y solvencia de entidades de crédito;
  6. Los establecimientos financieros de crédito;
  7. Las entidades aseguradoras y reaseguradoras;
  8. Las empresas de servicios de inversión, reguladas por la legislación del Mercado de Valores;
  9. Los distribuidores y comercializadores de energía eléctrica y los distribuidores y comercializadores de gas natural;
  10. Las entidades responsables de ficheros comunes para la evaluación de la solvencia patrimonial y crédito o de los ficheros comunes para la gestión y prevención del fraude, incluyendo a los responsables de los ficheros regulados por la legislación de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo;
  11. Las entidades que desarrollen actividades de publicidad y prospección comercial, incluyendo las de investigación comercial y de mercados, cuando lleven a cabo tratamientos basados en las preferencias de los afectados o realicen actividades que impliquen la elaboración de perfiles de los mismos;
  12. Los centros sanitarios legalmente obligados al mantenimiento de las historias clínicas de los pacientes. Se exceptúan los profesionales de la salud que, aun estando legalmente obligados al mantenimiento de las historias clínicas de los pacientes, ejerzan su actividad a título individual;
  13. Las entidades que tengan como uno de sus objetos la emisión de informes comerciales que puedan referirse a personas físicas;
  14. Los operadores que desarrollen la actividad de juego a través de canales electrónicos, informáticos, telemáticos e interactivos, conforme a la normativa de regulación del juego;
  15. Las empresas de seguridad privada;
  16. Las federaciones deportivas cuando traten datos de menores de edad.

Si no estoy obligado, ¿tiene ventajas nombrar voluntariamente un Delegado de Protección de Datos?

Tanto el RGPD como la LOPDyGDD establecen la posibilidad de que aquellos Responsables y Encargados del Tratamiento que no están obligados al nombramiento de un Delegado de Protección de Datos puedan voluntariamente designarlo. Ello puede tener algunas ventajas que analizaremos a continuación.

Ventajas

Por un lado, si tenemos en cuenta las funciones que atribuye el RGPD al Delegado de Protección de Datos, su nombramiento  va a ayudar a cumplir con el principio de proactividad, recordemos que entre estas funciones están las de:

  • informar y asesorar sobre las obligaciones  en materia de protección de datos;
  • supervisar el cumplimiento del RGPD y demás normativa sobre protección de datos;
  • supervisar  la concienciación y formación del personal que participa en las operaciones de tratamiento, y la supervisión de las auditorías correspondientes;
  • asesorar acerca de la evaluación de impacto, y cooperar con la autoridad de control, y actuar como punto de contacto de la autoridad de control para cuestiones relativas al tratamiento, incluida la consulta previa;
  • y realizar consultas, en su caso, sobre cualquier otro asunto.

A tener en cuenta

Muy a tener en cuenta es que la LOPDyGDD da un papel destacado al Delegado de Protección de Datos en el caso de reclamaciones de los interesados.

  • Por un lado, los interesados se podrán dirigir, antes de presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos, al Delegado de Protección de Datos, lo que ya puede evitar una posible sanción, al poder resolver la reclamación sin ir mas allá;
  • Y, por otro lado, en el caso de que se presente la reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos, esta podrá dar traslado al Delegado de Protección de Datos, e incluso antes de resolver sobre la admisión a trámite de la reclamación, lo que posibilita dar una solución a la reclamación antes de que la Agencia se pronuncie.

Otro dato para valorar a la hora de decidir si, voluntariamente, se nombra un Delegado de Protección de Datos, es la posibilidad de obtener una rebaja en la sanción para el caso de un posible incumplimiento, pues la LOPDyGDD entre los criterios a tener en cuenta para graduar la sanción establece el “Disponer, cuando no fuere obligatorio, de un Delegado de Protección de Datos.”

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