En general, cuando se habla de las etapas o fases del sistema dinámico de adquisición (SDA), se hace referencia a una primera de Implementación del sistema y una segunda de adjudicación de los contratos específicos en el marco de un SDA. A ellas hicimos unas referencias generales en nuestra anterior entrada de esta serie . No obstante, antes de continuar es necesario referir algunas actividades que convenientemente han de preceder a la primera de las dos etapas señaladas.
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Con carácter previo han de desplegarse una serie de labores con diferentes objetivos específicos, que genéricamente hemos denominado de “Preparación”. Estos trabajos previos están orientados en última instancia a garantizar el buen funcionamiento del SDA, su éxito.
Obviamente, el éxito de un SDA ha de concluirse en función de si se logran satisfacer los objetivos particulares que de inicio justificaron su puesta en marcha: una mayor participación de las PYMES locales, promover mayor competencia, agilizar las compras ordinarias, las recurrentes, etcétera.
Pero volvamos a lo que hoy nos ocupa, que es la preparación y planificación del SDA y los trabajos que como mínimo han de desplegarse previamente:
La puesta en marcha del SDA requiere un examen profundo de la contratación en la organización en la que queremos hacer la implantación. De los contratos que hemos realizado, en los últimos años, su cuantía, su clase, su objeto, CPV, su vigencia, de los adjudicatarios, de si son recurrentes o no a lo largo del tiempo…
Naturalmente, todos estos datos están en las herramientas informáticas de vuestra organización, o deberán estarlo. En cualquier caso sí están, al menos la mayor parte de ellos, en vuestro perfil de contratante en la Plataforma de Contratos del Sector Público.
Dado que la Plataforma de Contratos del Sector Público es un tanto abrupta, tosca, lenta y primitiva para el manejo complejo de datos (Si Shakira se dedicara a esto diría que es un Twingo), para este trabajo de recopilación de información necesitamos algo más potente. Recurramos a los “Ferraris” que conocemos en esto de los datos de la contratación, los míos: Itenderspro y Gobierto Contratación. Son de pago, pero aportan mucho valor a la preparación y, lo que es mejor, ahorran tiempo.
De inicio de lo que se trata lograr tener es una hoja de cálculo con cada uno de los datos de nuestras licitaciones para, a partir de ahí, trabajar con los datos y llegar a conclusiones que nos permitan identificar los contratos adecuados para el SDA, sus categorías y toda la información que nos pueda ser útil para configurar correctamente el SDA. Las mismas herramientas que he citado antes también te pueden ayudar en este trabajo.
Si quieres algo más refinado y específico, las herramientas de filtrado de datos de Excel de Microsoft, a las que ahora les han añadido algo de inteligencia artificial, te pueden servir. También en esto he utilizado una cuenta de prueba de Polymer y los resultados, particularmente los visuales, son muy potentes y útiles.
Por descontado, no sólo hay que mirar hacia atrás, también hemos de considerar de qué manera se proyecta el SDA de cara al futuro y en relación con las actividades de nuestra propia organización. De ahí también lo importante que es tener un buen plan de contratación. La racionalización de la contratación no puede hacerse sin “prever” cuáles serán las necesidades previsibles de nuestra organización en los siguientes años.
El trabajo descrito nos va a permitir identificar las oportunidades que hay en nuestra organización para los SDA, en su caso, de qué manera lo vamos a agrupar por categorías el SDA, cuáles serán los requisitos objetivos que las definirán, los requisitos de solvencia adecuados para cada categoría, los criterios de adjudicación al menos configurados de forma genérica, el periodo de vigencia adecuado para el SDA y el resto de los elementos para configurar los pliegos de nuestro SDA.
Dentro de estas labores preparatorias es conveniente ir diseñando el circuito de documentos que se irán generando a lo largo de la vida del SDA y de qué manera a través de formularios podemos simplificar y automatizar su cumplimentación. En general, puedo afirmar que aún hay en este aspecto un amplio margen de mejora, particularmente en los formularios anexos que suelen acompañar a los pliegos.
Por último, es esencial planificar la comunicación y el conocimiento del SDA dentro de la organización y fuera de la misma hacia las empresas proveedoras.
Dentro de la organización tiene que conocerse bien de inicio cómo funciona un SDA y las características y circunstancias que justifican su puesta en marcha, estableciendo mecanismos de participación que permitan canalizar la respuesta de la organización, mejorar el SDA y hacer que el sistema sea un éxito de toda ella.
De la misma forma, si queremos que el SDA sea un éxito entre las empresas (no olvidemos que el aumento de la competencia es uno de sus objetivos) hay que ser proactivos con relación a su difusión y formación. Para entendernos: hay que vender el SDA entre las empresas. Evidentemente, no creando falsas expectativas, pero sí mejorando el conocimiento de su existencia y funcionamiento y de las oportunidades que ofrece para las empresas locales, particularmente a aquellas que nunca se han planteado participar en las licitaciones públicas, para las cuales puede ser una excelente puerta de entrada.
Lo dicho, no olviden alimentarse y mineralizarse, ¡hasta la próxima!
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